Přechod na G-Suite (aneb e-maily od Googlu)

Máte dost už e-mailů na vlastní doméně u sdíleného hostingu, nebo jen chcete lepší řešení? My se do tohoto stavu dostali a rozhodli jsme se podělit o své zkušenosti při výběru i přechodu.

Na úvod si ještě musím postěžovat na Material Design. Mám ho jako koncept rád, líbí se mi. Ale zajímalo by mě, zda u Googlích služeb je problém v tom, že už na takhle velké projekty nestačí, anebo v Googlu nemají dostatečné množství Uxáků. Takže se doporučuj obrnit značnou dávkou trpělivosti a nejprve si službu vyzkoušet na nějaké jiné provizorní doméně. Služba má čtrnáctidenní trial, který je možný kdykoliv zrušit a znovu obnovit. Zrušení trvá 24 hodin. Anebo také až 7 dní, což je doba, během níž se zadanou doménou na G-Suite znovu nepochodíte :-)

G-Suite administrátorská konzole

Možnosti a důvody

E-maily na vlastním sdíleném hostingu nám přestaly vyhovovat. Jednak z důvodu kapacity a především z pohodlnosti (problémy s vlastním SMTP). Také jsme potřebovali cloudové úložiště pro data a kalendář. Nejprve jsme uvažovali o Office 365 a pak přidali i Google for Business, resp. G-Suite, pro který jsme se rozhodli z důvodu nižší ceny a větší rozšířenosti nejen u našich klientů. Office 365 sice přináší výhodu v možnosti dražšího předplatného i s desktopovými aplikacemi Word, Excel atd. Ovšem Gmail a jeho Drive používá mnohem více lidí a cenový rozdíl se podle našeho názoru nevyplatí.

Ověření domény pro G-suite

Vlastní doménu lze ověřit snadno, pokud minete průvodce po prvním přihlášení do Admin Console, tak je možné ho vyvolat vždy znovu. Je skrytý nahoře v proužku na přehledu. Musíte mít ale přístup do nastavení DNS své domény. My máme domény u Subregu, kde si můžeme všechny parametry nastavit dle libosti a na žádný problém v této souvislosti jsme nenarazili. Nejprve je třeba provést ověření vlastnictví domény např. pomocí TXT záznamu. Tento proces je díky průvodci opět snadný a poměrně intuitivní. Poté je vhodné nastavit obecnou konfiguraci a přidat uživatele, ale v tuto chvíli ještě nejsou e-mailové adresy funkční. Na to je třeba pomocí dalšího průvodce nastavit MX záznamy směřující na Google. To je opět operace snadno realizovatelná, nicméně může způsobit (krátký) výpadek služeb.

Zakládání uživatelů

Když zakládáte nového uživatele, a nevšimnete si odkazu (nikoli tlačítka) „Další informace“, a rovnou volbu potvrdíte, tak uživateli přijde sada mailů a musí proces registrace dokončit sám. Obávám se, že to BFU („Běžný Franta Uživatel“) nejspíš nezvládne. Obzvlášť když mu přijdou 3 vygenerované e-maily se spoustou informací a odkazů. Další sranda je, že když při zakládání zadáte vlastní heslo (opět odkaz „Nastavit heslo“) tak uživatel po prvním přihlášení bude nucen toto heslo zadat. Ovšem toto heslo je jen dočasné a je nutno následně zadat nové, vlastní. Nicméně, pokud jste mu tímto způsobem nastavili heslo, které chcete aby měl, tak už to nejde, neboť to nové musí být jiné a nesmí se shodovat.

G-Suite přidání nového uživatele

Existující účty

Pokud již na vaší doméně jsou založené osobní Google účty, které chcete použít i vy, tak je naštěstí možnost aplikovat práva majitele domény a účet prakticky převzít, resp. udělat vlastní s takříkajíc vyšší prioritou. Chvíli se s tím možná budete prát, ale nakonec se to jistě povede.

Výpadek služeb

Přechod jako takový je v klidu, pokud jste malá firma. U nás se jednalo o vyřešení přesunu nebo přesměrování cca 10 e-mailových schránek. A po vyzkoušení celé operace na jiné doméně jsme se ve výsledku dostali na výpadek cca pod 1 hod. V dopoledních hodinách o víkendu by se to dalo provést ještě rychleji. Jedna věc je totiž změna DNS, která se nechá promítnout klidně během 10 min, další věcí je ale ještě celý proces zprocesovat a donastavit. Čemuž by měla předcházet kvalitní příprava. ;-)

Migrace dat

G-Suite sice nabízí nástroj pro migraci e-mailů, kontaktů a kalendáře, ale to ještě neznamená, že vám bude k něčemu platný. Standardně totiž podporuje další G-Suite nebo Gmail účty, Office 365 a Microsoft Exchange, pak ještě několik velkých zahraničních hostingů jako je Godaddy. České hostingy tam nejsou žádné a budete to muset řešit se svým poskytovatelem a nejspíš narazíte. My jsme na migraci e-mailů nakonec šli od lesa a to pomocí (polo ručního) přesunu e-mailů v rámci klientů (v našem případě ThunderBird a eMClient) ze starých našich schránek do nových na Gmailu.

Velikost úložného prostoru

V případě Basic tarifu (4€/uživatel/měsíc) má každý uživatel prostor 30 GB pro svá data, který se dělí mezi Disk, Gmail a Fotky. Jednotlivě je možné kapacitu navyšovat, např. na 100 GB za cca 2 € měsíčně navíc. V případě potřeby bude asi dobré takovou změnu promyslet, jestli se spíše nevyplatí druhý tarif Business (8€/uživatel/měsíc), který nabízí neomezené úložiště (resp. 1 TB pro každého z až 5 uživatelů). Tento stav je platný v době psaní příspěvku a průběhu času se může lišit, proto je vhodné si vždy projít aktuální ceník včetně poznámek pod čarou.

Nápověda

Další věc jež Googlu musím vytknout, je nápověda (nejen) k této službě. Je hodně zmatená a většinou s ničím nepomůže. Skutečně dobrou informaci buď hledáte dlouho, anebo ji najdete někde jinde na internetu. Ještě že má Google tak dobrý vyhledávač. :-)

Závěr?

Po cca týdnu hraní si a zkoušení, se přesun celkem snadno podařil. Jsme rádi, že už to máme úspěšně za sebou. Zda to byla dobrá volba ukáže čas. Zatím vše šlape jak má…