Jaké je to být hlavní organizátor WordCamp Praha

WordCamp Praha 2017 je již chvíli za námi. Na internetu jsou již k dohledání mnohé články o tom, jaký byl. Jak se lidem líbily přednášky, co zažili, co viděli a co se naučili. Říkal jsem si, že by bylo dobré, aby lidé také trochu nahlédli do zákoutí organizace takovéto akce. Jaké je pořádat konferenci pro téměř 400 lidí. Nejedná se o žádnou masovou akci, ale i tak to vše stojí fůru času, velké úsilí a samozřejmě nervy. Jaké to tedy je za oponou?

1. Začínáme koncem léta – program!

První schůzky týmu organizátorů začínají koncem léta, když skončí dovolené. Začínáme vždy programem. Musíme totiž s dostatečným předstihem oslovit přednášející, aby si vyhradili na akci čas. Následně je potřeba udělat se všemi krátký rozhovor a počkat na jeho autorizaci. Na programu stojí celá akce, odvíjí se od něj počet návštěvníků.

Jako nejefektivnější se ukázaly schůzky každý týden na 1- 2 hodiny. Na nich procházíme, co jsme za týden stihli vyřešit, co se nepovedlo nebo co je potřeba nově otevřít. Zkrátka, je třeba mít neustálý přehled o ostatních a to vyžaduje hodně času.

2. Místo, kde akce proběhne

Když už máte hotový program, začíná druhá nejtěžší část, vybrat místo konání WordCampu. Musíte vybrat takové, které kapacitně zvládne potřebný počet lidí, ale zase nesmí být předimenzované, protože to také musíte unést finančně. Je to velmi složité a musíte kolem toho vyřídit spousty věcí. Smlouvy, kontakty, občerstvení, afterparty, bezpečnost, požární ochranu, pojištění a fůru dalších náležitostí.

3. Sponzoři a partneři akce

Když si člověk uvědomí, že běžný návštěvník WordCampu zaplatí za vstupenku 490 Kč, a kolik toho musíte na nákladech zaplatit, je jasné, že bez sponzorů to nemáte šanci realizovat. Ne v takovém měřítku v jakém se konal letošní ročník. Část financí, přibližně 30 – 50% máte možnost získat od WordCamp Centrály z USA, která akci podporuje po celém světě. Zbytek peněz je na místní komunitě.

Je potřeba si uvědomit, že počet účastníků není roven počtu zaplacených lístků. Část lístků je pro doprovod přednášejících, organizátory nebo dobrovolníky. Řadu lístků dostávají i partneři v rámci sponzoringu a nějakou část rozdáte mezi mediálně zajímavé partnery, kteří výměnou za volňásky napíší článek nebo pošlou informaci v rámci své sociální sítě. To vám pomůže akci propagovat. No a tyhle „hladové krky“ :) musíte v rozpočtu zohlednit také.

Tímto bych chtěl všem sponzorům poděkovat – jejich seznam naleznete na oficiálních stránkách WordCampu. Bez nich bychom to nezvládli.

4. Organizace na místě

Všechno je připravené, zajištěné, vše je domluvené. To jsme si říkali v pátek, když jsme do Prahy vyráželi na večeři přednášejících a organizátorů. V sobotu druhý den je ale vždy všechno jinak. Najednou zjistíte, kolik drobností Vám proplulo mezi prsty aniž by vás to napadlo. Spoustu věcí řešíte až na místě, kde vyplavou různé „neduhy“ – celý den tedy neděláte nic jiného, než berete telefony, obíháte, zjišťujete, zda je vše v pořádku, a v rychlosti hasíte problémy, aby z nich nebyl požár a ideálně si nikdo ničeho nevšiml.

5. Team

Bez dobrého teamu jste bez šance, doslova. Bez lidí, na než se můžete skutečně spolehnout, není možné takovou akci realizovat. Musíte vědět, že když se něco řekne, tak to platí. Organizační tým, který pořádal WordCamp Praha 2017, považuji za naprosto skvělou partu, která fungovala perfektně. Jako všude i my jsme dělali chyby. Když si ale uvědomíte, že to všichni dělají bez nároku na honorář, ve volném čase po práci, jen z nadšení a dobré vůle, je to třeba ocenit. Díky kamarádi.

To, co organizační team však nejvíce dává, je energie komunitě. Komunitě, která má ráda WordPress a stejně jako nám v Brilo.cz, dala v začátcích velmi mnoho. Proto bych chtěl ještě jednou poděkovat všem, kteří měli s letošním WordCamp Praha 2017 co dočinění. Ať to byli samotní hlavní organizátoři, dobrovolníci, nebo přednášející, ale i návštěvníci.

A právě přednášející, hlavní hvězdy dne, kteří si ve svém nabitém programu našli volno a přišli posluchačům předat část svého těžce získaného know-how. Stejně tak obrovský dík patří partnerům, jenž akci podpořili finančně.

Za celý team WordCamp Praha 2017 všem moc děkuji!

Tomáš Kocifaj, hlavní organizátor ročníku 2017